Bagian Persidangan DPRD Touna Berinovasi Bentuk Siraja Kawan di sekretariat DPRD

 

MEDIA PARLEMEN - Brangkat dari Aksi Perubahan Kinerja Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una melakukan sebagai kewajiban peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XIII Pemerintah.Rabu 06/09/2023

Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XIII bekerjasama dengan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Tengah Tahun 2023.

Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan Sekretariat DPRD Touna Roy Rajendra Natta, SH., MM mengatakan,sebagai peserta PKA Angkatan XIII membuat Aksi Perubahan Kinerja Organisasi berupa Inovasi yang bernama Sistem Informasi Rapat Kerja Alat Kelngkapan Dewan (SIRajaKaWan) di Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una.

" Inovasi ini dilatarbelakangi karena Sampai dengan saat ini belum ada data-data laporan hasil rapat DPRD yang disimpan terpusat dan secara digital, sehingga ketika diinginkan oleh pimpinan maupun anggota DPRD dalam mencari hasil rapat masih membutuhkan waktu yang lama,Ini disebabkan karena laporan hasil rapat DPRD masih disusun dan disimpan berupa cetakan. " Terang Roy Rajendra Nata 

Dia menambahkan , dengan kondisi yang seperti ini Reformer tertarik untuk mengetahui dan mempelajari secara lebih dalam mengenai bagaimana prosedur dan tata pelaksanaan rapat di DPRD Tojo Una Una

Menurutnya pengadministrasian dan penyajian hasil rapat kerja alat kelengkapan DPRD yang masih manual itu sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi era digital saat ini, sehingga diperlukan inovasi untuk mempermudah pendukomentasian dan penyusunan dokumen secara digitial.

Adapun Rapat Kerja Alat Kelengkapan DPRD di Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una, adalah:

1. Rapat Paripurna;

2. Rapat Pimpinan;

3. Rapat Badan Musyawarah;

4. Rapat Badan Anggaran;

5. Rapat Komisi

6. Rapat Badan Pembentukan Perda;

7. Rapat Badan Kehormatan;

8. Rapat Fraksi;

9. Rapat Kerja

10. Rapat Pansus

11. Rapat Dengar Pendapat;

12. Rapat Dengar Pendapat Umum;

13. Rapat Gabungan Komisi; dan

14. Rapat Konsultasi.

Untuk tercapainya tujuan dari aksi perubahan kinerja organisasi dimaksud, maka capaian kinerja yang akan diwujudkan adalah sebagai berikut Informasi tahapan hasil laporan rapat kerja/kesimpulan rapat dapat diakses dengan mudah dan cepat,Tersedianya dokumen tahapan hasil notulen rapat terdokumentasi secara online dan digital, Informasi tahapan hasil rapat kerja alat kelengkapan Dewan dapat diakses sewaktu-waktu dan dimana saja berada.

Serta Adanya penyimpan salinan fisik dokumen notulen dan produk hokum DPRD ke dalam media elektronik,Tersedianya peralatan dan perlengkapan yang mendukung pengelolaan Sistem Informasi Rapat Kerja Alat Kelengkapan DPRD berbasis teknologi informasi,Tersedianya program aplikasi Sistem Infomasi rapat Kerja Alat Kelengkapan DPRD di Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Un.

,Informasi hasil laporan/kesimpulan rapat kerja alat kelengkapan dewan yang dibutuhkan dijamin keasliannya dan mempunyai tingkat keamanan yang tinggi,sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen,terbentuknya bank data informasi tentang kinerja dari pelaksanaan seluruh tahapan rapat kerja alat kelengkapan DPRD Kabupaten Tojo Una-Un.

Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik,Terlaksananya kegiatan digitalisasi arsip dari arsip tercetak yang terkonversi menjadi arsip elektronik atau arsip digital serta tersedianya alih media yang semakin canggih dengan tujuan akses terhadap arsip yang telah dialih mediakan sehingga dapat diakses dengan mudah, cepat dan tepat.

Implementasi dari Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini adalah pembangunan system Informasi Rapat Kerja Alat Kelengkapan Dewan yang merupakan langkah awal untuk mewujudkan peningkatan kinerja tata kelola administrasi rapat kerja di Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una,dengan memanfaatkan teknologi informasi dan pemberdayaan personil di dalam tahapan implemental

" Inovasi Sistem Informasi ini akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas waktu, serta kuantitas dan kualitas pekerjaan dengan peningkatan tata kelola administrasi  di dalam pelaksanaan program dukungan pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD yang dilakukan oleh Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una. " terangya Roy Rajendra Nata 

Selain itu kaua dia,  rapat kerja alat kelengkapan dewan dapat berjalan dengan tertib dan lancar karena adanya sistem informasi yang terkait dengan disetiap tahapannya, yang dapat memuat segala jenis informasi hasil kesimpulan rapat kerja sehingga dapat dikatakan sebagi sumber informasi yang bisa diakses oleh semua mitra kerja alat kelengkapan DPRD. 

"Yang nantinya segala informasi hasil rapat kerja DPRD terkait hasil dapat menjangkau dan mengetahui informasi tersebut kapan saja." Sambungnya

Bagian Persidangan dan Perundang-undangan Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan aksi perubahan kinerja organisasi ini, sedangkan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan ini, Bagian Persidangan dan Perundang-undangan juga melibatkan Bagian-Bagian lain yang ada  di Sekretairat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una terutama Staf Pendamping Komisi Komisi dan Alat kelengkapan DPRD Kabupaten Tojo Una-Una terutama Tenaga Ahli Fraksi.

" Diharapkan Aksi Perubahan kinerja Organisasi di Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una akan terlihat adanya perubahan yang signifikan dalam proses rapat kerja alat kelengkapan dewan sehingga kondisi peningkatan kinerjanya mengalami perubahan" tutupnya